Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng theo quy định mới

Chi phí thuê văn phòng là khoản chi phí mà nhiều doanh nghiệp phải chi trả thường kỳ. Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng cũng được pháp luật quy định cụ thể theo từng trường hợp khác nhau. Theo đó, kế toán viên của mỗi doanh nghiệp cần phải nắm vững cách hạch toán khoản chi phí này nhằm đảm bảo mọi giao dịch tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

1. Tìm hiểu về nghiệp vụ hạch toán chi phí thuê văn phòng

Hạch toán chi phí thuê văn phòng là việc ghi nhận các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc thuê văn phòng của doanh nghiệp vào các tài khoản kế toán. Trong đó bao gồm các khoản chi phí như tiền thuê nhà, tiền điện, nước, internet,…

Hạch toán chi phí thuê văn phòng là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, kế toán cần nắm vững các quy định về hạch toán tiền thuê văn phòng nhằm đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế. 

2. Tài khoản hạch toán chi phí thuê văn phòng

“Tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào?” – Một trong những yếu tố quan trọng giúp xác định chính xác số tài khoản khi hạch toán chi phí thuê nhà đó là mục đích thuê. Dựa vào mục đích thuê nhà để làm gì, phục vụ cho hoạt động của bộ phận nào, kế toán sẽ hạch toán chi phí thuê nhà vào các tài khoản sau: 

• Nếu thuê nhà với mục đích làm xưởng sản xuất, chi phí thuê được hạch toán vào tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung);
• Nếu thuê nhà với mục đích làm cơ sở bán hàng, kho chứa hàng bán, chi phí thuê được hạch toán vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng);
• Nếu thuê nhà với mục đích làm văn phòng cho các bộ phận quản lý công ty, chi phí thuê được hạch toán vào tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp).

3. Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Dựa vào hình thức thanh toán, hạch toán tiền thuê văn phòng sẽ được quy định thành nhiều trường hợp như sau: 

3.1 Trường hợp thanh toán trước toàn bộ chi phí 

Dựa vào hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán, kế toán sẽ xác định số tiền đã trả trước cho bên cho thuê văn phòng. Cụ thể việc hạch toán vào tài khoản như sau:

• Nợ TK 331 (phải trả cho người bán)
• Có TK 111, TK 112

Lưu ý: Nếu là khoản trả trước như tạm ứng cho bên cho thuê thì hạch toán như trên. Ngoài ra, cần phân biệt rõ khoản tạm ứng với khoản đặt cọc. Nếu khoản tạm ứng có thể được trừ vào tiền thuê nhà cần thanh toán thì tiền đặt cọc chỉ được trả lại khi kết thúc hợp đồng thuê, hoặc sau một khoảng thời gian theo thỏa thuận giữa 2 bên.